Zarządzanie podwykonawcami kluczem dla firm operujących dużą ilością zleceń

W czasie, gdy kryzys gospodarczy osłabił zdolność ekonomiczną wielu firm, widzących jak zmniejsza się ich baza klientów, niektóre z nich zdecydowały się na doskonalenie w zarządzaniu przedsiębiorstwem, jako  atut odróżniający je od konkurencji. Chociaż w ustawodawstwie nie przewiduje się ustalenia minimalnych standardów jakości , tym bardziej kiedy mówimy o podwykonawcach, coraz więcej firm posługuje się certyfikatami  jakości i dobrymi praktykami.

Forma zlecania w sektorze transportu drogowego rzeczy nie pozostaje na marginesie tych zmian, przez co, niezależnie od norm ISO 9001 Jakości i Zarządzania Przedsiębiorstwem, gdzie firmy opracowują procedury dotyczące tego zarządzania, pojawiły się firmy transportowe, które w bardzo poważny sposób traktują swoje relacje z przewoźnikami. Poprzez zintegrowane systemy w swoich ERP i TMS, widzą w takim zarządzaniu okazję do zapewnienia lepszej usługi swoim klientom.

Gdy firma transportowa zostaje zakontraktowana do wykonania usługi, powinna w jak najefektywniejszy sposób ułatwić klientowi przeprowadzenie operacji, zapewniając zarówno własne zasoby, jak i jej partnerskich firm. W ten sposób wybrana do realizacji transportu flota, ta własna czy zakontraktowana, nie powinna w żaden sposób wpłynąć na jakość usługi.

Dwie z firm, które są przykładem na tego rodzaju zarządzanie to Luis Simões i DHL Supply Chain Hiszpania. Obie są pionierami w dostosowaniu swoich struktur korporacyjnych i polityki jakości do tej nowej szkoły zlecania poszukując doskonałości swoich usług.

Miguel Casla, dyrektor dystrybucji na Płw. Iberyjski Luis Simões, podkreśla znaczenie standaryzacji wszystkich procesów ze swoimi dostawcami usług  transportowych, co sprawia, że  odpowiedź firmy we wszystkich jej operacjach będzie bez zarzutu: «faza wyboru i zatwierdzenia dostawcy usług transportowych ma kluczowe znaczenie, dlatego musimy dbać o szczegóły. Rygor, z którym wybieramy przewoźników towarzyszących nam w każdym z naszych projektów jest kluczem, który pozwolił nam osiągnąć najwyższe standardy jakości naszych usług”.

Jaume Martínez, Dyrektor Regionalny ds. Transportu  Obszaru Wschodniego DHL Supply Chain Hiszpania, wyraził potrzebę posiadania  wszystkich możliwych narzędzi, umożliwiających  znalezienie  najlepszego przewoźnika  na każdy ładunek i nie tylko to,  ponieważ jak dodaje: «Ważnym jest dla nas posiadanie jednej i tej samej   aplikacji dla wszystkich spedytorów, abyśmy  mogli bezpiecznie dzielić się zatwierdzonymi podwykonawcami i w ten sposób zwiększyć ilość transportów,  do których ich zakontraktowaliśmy i budować z nimi relacje  win-win w celu zapewnienia klientowi końcowemu lepszą usługę. «

Burzliwy sektor transportu, przechodzący ciągłe zmiany i wzrost, często wymaga specjalizacji geograficznej i zdolności adaptacji do zmienność popytu w zależności od pory roku, co  zmusza firmy transportowe do stawiania na  elastyczne rozwiązania, takie jak giełdy ładunków, utrzymując swoje  poziomy  jakości. W tej perspektywie, Luis Simões zdecydował się zrobić z zarządzania swoimi podwykonawcami jedno z priorytetów strategicznych swoje firmy:

«Chociaż giełdy ładunków oferują ogrom możliwości, brak kontroli nad przewoźnikami może narażać ładunki na potencjalne ryzyko. Dlatego też stworzyliśmy mechanizmy kontroli potencjalnych podwykonawców, aby móc wybrać tylko tych, którzy są gotowi spełnić nasze wymagania. «

Jaume Martínez z DHL potwierdza w odniesieniu do podwykonawców, do których docierają poprzez giełdy ładunków, że najważniejsza jest stała współpraca i żeby przewoźnicy stosowali się do wewnętrznych standardów, zasad bezpieczeństwa i jakości.

W tym sensie, Wtransnet koncentruje wszystkie swoje wysiłki aby dać odpowiedź na potrzeby firm operujących dużą ilością zleceń,  które stały się świadome konieczności dostosowania się do najlepszych praktyk w zarządzaniu swoją bazą podwykonawców i  wszystkimi informacjami  generowanymi w ich codziennej pracy.

Gama produktów Wtransnet Corporate składa się z trzech modułowych rozwiązań, które firmy mogą łączyć w zależności od swoich potrzeb jak i zintegrować je  ze swoim  ERP i TMS. Celem jest stworzenie serwisu, który będzie generować wartość w kontraktowaniu transportu, zapewniając natychmiastową odpowiedź klientowi, poza bezpieczeństwem i rentownością.

Z jednej strony mamy moduł Cargo PLUS, który ułatwia pracę działu spedycji automatyzując komunikację z dostawcami usług transportowych. Na jednym ekranie pokazuje wszystkie nieprzyznane jeszcze ładunki ze zbieżnościami wolnych pojazdów i najodpowiedniejszych przewoźników ze względu na trasy i historię przyznanych ofert. Moduł Doc & Data natomiast ułatwia efektywne zarządzanie dokumentacją i danymi operacyjnymi podwykonawców pozwalając upewnić się, że przewoźnik, któremu przyznajemy ładunek posiada aktualną, ważną dokumentację. Wreszcie, Wtransnet oferuje również serwis Kwalifikacji podwykonawców. Staje się odpowiedzialny za proces pozyskiwania informacji operacyjnej i dokumentacji od podwykonawców i za wprowadzenie tych danych do platformy Doc & Data. Ostatecznie to jednak dział jakości każdej firmy decyduje czy zatwierdzić danego podwykonawcę.

Luis Simões był jednym z pionierów w skorzystaniu z technologii Wtransnet w codziennym zarządzaniu dostawcami usług transportowych. Jako szef dystrybucji firmy na Półwysep Iberyjski, Miguel Casla wskazuje, że podczas współpracy z Wtransnet panowała całkowita empatia i zaangażowane zespoły doskonale rozumiały jakie były potrzeby, dostosowując narzędzia do wyznaczników, które były priorytetem dla Luis Simões: «Po ciężkiej , wspólnej pracy możemy pochwalić się idealnym narzędziem dostosowanym do naszych potrzeb i spełniającym wymagania niezbędne  do oferowania naszym klientom najlepszej usługi. Ten sukces przyczynił się do zbudowania wzajemnego zaufania pomiędzy dwoma firmami i jesteśmy pewni, że będziemy nadal współpracować i wspólnie rozwijać się każdego dnia. “

Jako ekspert w dziedzinie logistyki i rozwiązań dla łańcucha dostaw, również DHL Supply Chain Hiszpania wybrał doświadczenie technologiczne Wtransnet, aby opracować wewnętrzne narzędzie pozwalające na optymalizację zasobów własnej struktury i automatyzację komunikacji między wszystkimi delegacjami i ich podwykonawcami.

Jaume Martínez dodaje: “Prywatna giełda ułatwia nam przyznawanie ładunków optymalizując zarówno własne jak i zewnętrzne środki grupy.  Na jednym ekranie możemy zobaczyć wszystkie dostępne pojazdy grupy, odpowiednie do określonego ładunku, pojazdy zatwierdzonych podwykonawców, którzy również mogą podjąć się wykonania transportu, jak również historię przyznanych ładunków, aby wiedzieć, komu daliśmy już wcześniej zlecenie, ile razy i na jakich warunkach.

Podsumowując i dzięki deklaracjom dwóch dużych firm transportowych o różnych potrzebach w zakresie swoich wewnętrznych operacji, staje się jasne, że nie tylko zmienił się sposób zlecania w transporcie, ale także skrócił się czas przyznawania ładunków. Coraz większe znaczenie odgrywa fakt pracy ze znanymi przewoźnikami, co do których nie ma wątpliwości, że wykonują transport spełniając te same standardy jakości co własna flota. Podobnie nabiera znaczenia możliwość zcentralizowania i dzielenia się informacją pomiędzy oddziałami firmy, aby pracować w sposób bardziej skoordynowany, wydajnie i na wysokim poziomie.