Zatwierdzanie dostawców usług transportowych, debata

Poprzez zmianę kodeksu karnego odnośnie odpowiedzialności firm i osób prawnych odnotowujemy rosnącą świadomość firm w zakresie sprawowania większej kontroli nad ich dostawcami. Scenariusz przeniesiony na sektor transportowy komplikuje się z powodu trudności zweryfikowania i zatwierdzenia  dużej liczby podwykonawców i braku standaryzacji wymagań ze strony producentów.

W związku z tym, przy współpracy z cadenadesuministro.es, chcieliśmy zebrać przy jednym stole do dyskusji zleceniodawców i operatorów logistycznych, aby podzielili się własnymi doświadczeniami i opowiedzieli o tym, jak realizowane są kontrakty na transport i wybór podwykonawców, a także o trudnościach, z jakimi spotykają się w ich codziennej pracy, aby połączyć własne przepisy jakościowe z wymaganiami swoich klientów.

Zaufanie przy współpracy w transporcie

Często współżycie pomiędzy operatorami logistycznymi, załadowcami i przewoźnikami utrudnia szybkość realizacji procesów, a szczególnie wtedy, kiedy krzyżują się ścisłe protokoły bezpieczeństwa, wielość platform i dokumentacji z  krótkimi terminami realizacji.

Hector Cordero, były dyrektor zarządzający w firmie transportowej  Carburos Metálicos, CVA Logistics, otwiera debatę: “Dla nas, weryfikacja i zatwierdzanie to klucz”.  Biorąc pod uwagę, że działają na rynku specjalnym, pomiędzy sektorem chemicznym i farmaceutycznym, muszą podporządkowywać się ścisłym regulacjom. Stąd potwierdza stanowczo: “Nie chcę najtańszego przewoźnika, chcę mieć najlepszego i jestem w stanie zapłacić za to więcej”.

Z drugiej strony dobrze wie, co oznacza współistnienie wszystkich członków łańcucha dostaw, ponieważ niedawno firma zintegrowała transport w swoje struktury.  Sam  śmieje się, gdy przyznaje, że teraz  doznają na własnej skórze wszystkich  niedogodności związanych z prowadzeniem restrykcyjnej polityki bezpieczeństwa. To właśnie tu pojawia się pojęcie «zaufania«, klucz do współpracy w sektorze transportu: «Jak jesteś po tej drugiej stronie zdajesz sobie sprawę z nieefektywności, którą powoduje załadowca i jego procesy. Im więcej warstw, tym bardziej stajesz się nieefektywny. W tradycyjnych strukturach podwójne kontrole prowadzą do posiadania nadmiernej ilości informacji, która w efekcie może tylko zmniejszać całkowite i absolutne zaufanie do operatora logistycznego».

Mam już platformę do zatwierdzania moich podwykonawców, i co teraz?

Wszyscy obecni, ważne figury hiszpańskiego sektora  transportowego, prowadzą dziś proces zatwierdzania i zarządzania dokumentacją swoich  stałych podwykonawców. W ostatnich latach duże firmy zajmujące się logistyką zainwestowały miliony euro w budowę platform dostosowanych do ich potrzeb, aby uczynić ze swoich doskonałych systemów broń odróżniającą ich od konkurencji.

Juan Ramón Serrano, Dyrektor  Zakupów w  Gefco, ujawnia, że ilość dokumentów wymaganych przez załadowców jest problemem dla międzynarodowych korporacji współpracujących z bazą danych ponad 3500 podwykonawców. W tym celu mają platformę, która zachęca podwykonawcę do aktualizowania swoich dokumentów, dzięki czemu otrzymuje on większą ilości zleceń: «Kiedy podwykonawca dużo wnosi, dużo otrzymuje w zamian: przestaje być dostawcą, staje się partnerem«.

Ale po zagłębieniu się w ten proces napotkaliśmy się z problematyką, do której przyznają się wszyscy: brak czasu i środków, aby wszystkie informacje były aktualne. Poza tym, każdy klient, prosi o inną dokumentację, co nie pomaga w utrzymaniu wszystkiego na bieżąco; zwłaszcza, gdy wiele dokumentów ma bardzo krótkie terminy ważności.

W tym sensie, José Gabriel Aznar, Odpowiedzialny za Podwykonawców w  Grupie Carreras, komentuje, że trudności pojawia się kiedy, dla tego samego kierowcy, każdy klient prosi o inne dokumenty. “Pracując ze 100 podwykonawcami, 15 różnymi kierowcami i średnio z 20 dokumentami od każdego z nich, już się nam robi 30 tyś. dokumentów, którymi trzeba co miesiąc zarządzać. Są to dodatkowe koszty, których załadowcy nie chcą pokryć”.

Należy pamiętać, że aby wszystkie tryby działały prawidłowo, na drugim końcu łańcucha musi znaleźć się  proaktywny przewoźnik, który chce przesłać dokumentację i aktualizować ją. Swoisty biały kruk, z którym nie zawsze mamy szczęście się zetknąć.

César Romera, szef działu spedycji w  Hellmann Worldwide Logistics, przyznaje, że konieczne jest przeprowadzenie procesu «reedukacji przewoźników» w celu ich uwrażliwienia, tak aby sami przesyłali dokumentację do każdego zlecenia przewozu.

A co z zatwierdzaniem podwykonawców na rynku spot?

Jak już powiedzieliśmy, wszyscy operatorzy logistyczni prowadzą wewnętrzne procedury zatwierdzania swoich stałych podwykonawców. Jednak wszyscy zdają sobie sprawę, że w przypadku zleceń spot wymagania już nie są tak restrykcyjne ze względu na dążenie do jak najszybszego przewiezienia ładunku. W tym sensie, Jaume Esteve, CEO Wtransnet, potwierdza  feedback otrzymany od użytkowników Giełdy Ładunków:

“Znajdujemy się na rynku spot, koniecznym do zapewnienia elastyczności klientowi i na którym znajdują się firmy, które zweryfikowały i zatwierdziły własną flotę i swoich podwykonawców,  ale  które przy sporadycznych współpracach, przymykają oko na pewne procedury. Wszystko to nie jest niczym innym, jak konsekwencją braku standaryzacji «.

Wielość dokumentów, różnorodność platform

Niezależnie od tego, czy jesteśmy po stronie operatorów logistycznych, z własnymi systemami (ERP, TMS, CRM), czy po stronie przewoźnika, który również musi używać platformy każdego klienta do przesyłania dokumentacji, stajemy przed wielością platform, które sprawiają, że procedury są jeszcze bardziej nieefektywne.

W tym sensie, Jordi Obach, Dyrektor Ładunków Częściowych i Ładunków Całopojazdowych Transportu Drogowego DB Schenker Hiszpania, wskazuje: “Istnieje ponad 20 różnych platform. Teraz znajdujemy się w pierwszej fazie, kiedy każdy działa na własną rękę, aż pojawi się platforma, która zunifikuje wszystko. I zachęcam do jej utworzenia właśnie Wtransnet”.

Jaume Esteve, CEO  Wtransnet, dziękuje za uznanie, ale mówi, że jedyna platforma, która odpowie na wszystkie potrzeby “trudno, żeby w ogóle  istniała”. Z tego też powodu dodaje, że w perspektywie krótkoterminowej, najbardziej optymalnym rozwiązaniem jest «zintegrowanie procesu zatwierdzania na podwykonawcę z systemem ERP poprzez wzajemne połączenia między platformami«.

Administracja musi stanąć po którejś stronie

Dochodzimy do końca debaty przy okrągłym stole i  Ricardo Ochoa, dyrektor cadenadesumunistro.com i moderator debaty, zadaje pytanie:  Jaka jest przyszłość zatwierdzania podwykonawców? Jak możemy to usprawnić?

Dla Jordi Obach (DB Schenker) jest to jasne: “Wymogi innych krajów nie mają nic wspólnego z dokumentami, które poprosimy w Hiszpanii, stąd dostęp online do nich pozwoliłby na częściowe uzdrowienie problemu.”

Wszyscy obecni zgadzają się co do potrzeby, aby administracja publiczna chroniła sektor i wprowadziła podstawowe przepisy, ujednolicające dokumenty wymagane do zatwierdzania i weryfikacji dostawców.

Jaume Martínez, Manager DHL Supply Chain Spain, komentuje w nawiązaniu, że  “istnieją pewne podstawowe elementy, które organizmy publiczne musiałyby nam udostępnić – dopóki nie ma jednolitej platformy – aby część, którą my jako operatorzy logistyczni musimy pokryć była  minimalna”.

Juan Ramón Serrano (Gefco) idzie krok dalej i wskazuje, że należałoby “znieść bariery i żeby uzyskanie Autoryzacji  Operatora Transportowego (OT)(hiszpański odpowiednik polskiej licencji spedycyjnej) już zakładało wymóg posiadania ważnej i wymaganej dokumentacji”.

Tymi refleksjami zakończono dyskusję okrągłego stołu, podczas  której zostały wyciągnięte jasne wnioski dotyczące przyszłości procesu zatwierdzania  dostawców usług w transporcie drogowym rzeczy: konieczne jest poparcie administracji, standaryzacja procesów i wzajemne powiązania platform, aby położyć kres nieefektywności wynikającej z powielania informacji i wielości platform.